U nekim situcijama (kako poslovnim tako I životnim) uprava (menadžment, država, bilo koja strana koja nam daje zadatke) ima pogrešan stav, a taj stav je nama iz IT sektora veoma poznat: ne razumem ja taj IT vokabular. Taj stav stvara tendenciju da prepuste IT projekte IT timovima u potpunosti, bez interesovanja i upita.
Ovakav način razmišljanja rezultira nedostatkom interesovanja uprave što za direktnu posledicu ima to da tehnički tim dobija više slobode u donošenju svojih odluka.
Šta je tu problem?
Zar Self-Empowering tim nije stub dobrog Agilnog načina rada?
Pa, sloboda samostalnog donošenja odluka jeste jedan od principa Agilnih timova. I to je dobro. Međutim, to podrazumeva pravilno kreiran i edukovan tim sa svim podrazumevanim ulogama u timu. (NPR po Scrum-u moramo imati Product owner-a, Scrum Mastera i plus ceo development tim)
Ukoliko to nije slučaj nastaju problemi, jer tehnički timovi generalno ne razumeju dobro poslovne ciljeve i mogu se slučajno (ili namerno) suprotstaviti poslovnim ciljevima kako projekta tako i same organizacije.
Rukovodstvo treba da posveti dužnu pažnju IT projektima i da redovno prati i interesuje se za napredak radova na projektu.
Ako vaš tehnički tim ne ume da im prezentuje to šta kako radi, možda im nedostaje edukacije za upravljanje projektima, a možda i ne zna šta tačno treba da radi i koji je glavni cilj projekta.
Kako to rešiti?
Postoje dva odgovora na ovaj problem.
Prvi je pravilan izbor Upravljačkog tima projekta.
Po Prince 2 metodologiji upravljanja projektima, svaki dobar Projektni tim mora da ima sva tri poslovna interesa zastupljena.
Ti interesi su:
- Biznis – tj. Organizacija koja će direktno dobiti korist samim proizvodom projekta.
- Korisnik, – tj. Uloga koja će koristiti taj proizvod u budućnosti radi ostvarivanja pomenute koristi
- Dobavljač, – tj. Uloga koja treba da napravi taj proizvod koji će korisnik da koristi radi ostvarivanja koristi
Te tri uloge po PRINCE 2 metodologiji čine Projektni Odbor. (Project Board)
Taj Odbor (čitaj uprava) delegira upravljanje projektom Projektnom menadžeru.
Da bi projektni menadžer mogao uspešno da vodi projekat sam odbor se formalno dogovori o svim glavnim aspektima projekta, i te odluke delegiraju projektnom menadžeru da ih sprovodi u samom projektu.
Jedna od glavnih odlika je upravo pravovremena komunikacija. Ta komunikacija je definisana pre samog projekta, i odbor time ima uvid u na trenutno stanje radova na projektu u realnom vremenu.
Drugi odgovor je izbor projektne metodologije i njena primena kako na projektima tako i u samim poslovnim procesima.
Na primer, po Prince 2, Projektni menadžer nije odgovoran za finalni proizvod projekta već za sam projekat u celini, odnosno upravljanje istim. Ako korisnik i biznis nisu dobro definisali proizvod koji žele da dobiju projektom odgovornost je na njima.
Pošto Odbor delegira upravljanje projektom samom projektnom menadžeru, daje mu i alate za uspešan rad i kontrolu nad svim aspektima projekta.
Što znači da komunikaciju sa odborom (upravom) ne obavlja tehnički tim. Tehnički tim komunicira (izveštava) sa projektnim menadžerom, a on komunicira sa upravom.
Sama metodologija daje zajednički jezik i bolje razumevanje svim zainteresovanim stranama. Sa jedne strane upravi je jasno šta se i kako radi na projektu, a sa druge strane, tim je svestan da ima podršku i razumevanje od uprave za rad na svojim dnevnim aktivnostima na projektu.
